Die jährliche Jugendfreizeit aus dem gemeinsamen Ferienprogramm von Stadt, Samtgemeinde und Sportverein Rethem verursacht nach heutigem Stand Gesamtkosten in Höhe von ca. 25.000 Euro. Ein Großteil dieser Kosten finanziert sich durch die Beiträge der Eltern für die Anmeldung ihrer Kinder, die restlichen Kosten werden durch die Zuschüsse öffentlicher Stellen gedeckt.

Da der Sportverein Viktoria Rethem e.V. nach außen hin als Organisator der Jugendfreizeit auftritt und in diesem Zuge z.B. den Buchungsvertrag mit der Unterkunft abschließt und die Beiträge der Eltern einwirbt, trägt bisher der Sportverein auch das finanzielle Risiko. Sollten Zahlungsausfälle, z.B. aufgrund von fehlenden Elternbeiträgen oder Fehlkalkulationen eintreten, wäre zunächst der Sportverein in finanzieller Hinsicht geschädigt. In der Vergangenheit wurde per Einzelbeschluss in solch einem Fall der finanzielle Schaden, damals in einem niedrigen vierstelligen Betrag, durch die Stadt und die Samtgemeinde übernommen.

Nunmehr haben sich jedoch während der Corona-Pandemie die Buchungsbestimmungen, insbesondere die Stornierungsrichtlinien, der Unterkünfte geändert. Während in der Vergangenheit Stornierungen oft problemlos vonstattengingen, verlangen die Unterkünfte seit der Pandemie regelmäßig Stornierungsgebühren von 50 % und mehr. Sollte die Jugendfreizeit aus irgendeinem Grund einmal ausfallen (dies ist jedoch seit Beginn der Fahrten vor mehr als vierzig Jahren noch nicht geschehen), wäre der Sportverein finanziell geschädigt und müsste darauf hoffen, dass die Stadt und die Samtgemeinde den Ausfall mit übernehmen. Da in dem Falle jedoch auch die Möglichkeit bestehen würde, dass die Stadt und die Samtgemeinde sich weigern den Schaden zu übernehmen, sieht sich der Sportverein nicht länger imstande, die Organisation der Jugendfreizeit ohne Regelung zum Kostenrisiko zu übernehmen.

Von Seiten der Verwaltung wird vorgeschlagen, dass sowohl die Stadt als auch die Samtgemeinde sich dazu bereit erklären, das finanzielle Risiko der Jugendfreizeit jeweils hälftig zu übernehmen, sollte es zu einem Ausfall der Jugendfreizeit kommen oder gewisse Einnahmen, wie z.B. Zuschüsse, nicht erzielt werden können. Im Gegenzug wird der Sportverein weiterhin die gesamte Organisation der Jugendfreizeit wahrnehmen und diese auch weiterhin jährlich durchführen.

Beschluss:

Der Rat der Samtgemeinde Rethem (Aller) beschließt, Stornierungskosten oder finanzielle Schäden aus der Jugendfreizeit vom Ferienprogramm, welche nicht durch Zuschüsse oder Elternbeiträge gedeckt werden können, zur Hälfte zu übernehmen.

Folgekostenrechnung:

Sollte ein finanzieller Schaden eintreten, z.B. aufgrund einer notwendigen Stornierung der Fahrt, wären Folgekosten für die Samtgemeinde Rethem von bis zu 5.000 Euro (nach heutigem Stand) möglich.